1. CIF invalid sau format greșit (BR-CO-16, BR-07)
Cea mai răspândită eroare apare când codul fiscal al cumpărătorului nu corespunde cu Registrul Comerțului sau este formatat incorect (cu spații, prefixul „RO" acolo unde nu trebuie, sau pur și simplu tastat greșit).
Soluție: Verifică CIF-ul prin serviciul „Înregistrare în scop de TVA" al ANAF sau prin VIES pentru partenerii intracomunitari. Format corect CIF: 2–10 cifre + cifră de control (algoritm mod-11 cu ponderi 7,5,3,2,1,7,5,3,2 — exemplu valid: RO12345678). Prefixul „RO" se adaugă DOAR când partenerul este plătitor de TVA; CUI-urile fără TVA se transmit fără prefix. NU completa cu zerouri la 13 cifre — aceea e regula pentru CNP (Cod Numeric Personal, persoane fizice), NU pentru CUI/CIF. Pentru clienți persoane fizice fără cod fiscal (B2C), folosește identificatorul anonim documentat în CIUS-RO, NU un CIF cu zerouri.
2. Adresă incompletă (lipsă județ, sector, cod poștal)
Validatorul CIUS-RO respinge facturile în care adresa furnizorului sau a beneficiarului are câmpuri obligatorii goale. Pentru București, sectorul trebuie scris în formă detectabilă.
Soluție: Standardizează datele clienților într-un „card unic" și folosește același format pe toate facturile.
3. Cote TVA și calcule greșite (BR-CO-17, BR-S-08)
Erorile apar la rotunjire, mai ales când factura e în monedă străină sau pe multiple linii. Suma TVA pe linie nu coincide cu totalul sau se aplică o cotă inexistentă în nomenclatorul ANAF.
Soluție: Calculează întâi TVA la nivel de linie, apoi totalul. Folosește o regulă consistentă de rotunjire (HALF_UP, două zecimale). Verifică în 2026 codurile noi de TVA actualizate (cota standard, cotele reduse, scutiri cu/fără drept de deducere).
4. Mențiuni obligatorii lipsă (taxare inversă, TVA la încasare, scutire)
Pentru anumite operațiuni, factura trebuie să includă mențiuni textuale precise: „taxare inversă", „TVA la încasare", „scutit conform art. 294 alin. (2)" etc. Lipsa lor generează respingere.
Soluție: Configurează șabloane de facturare diferențiate pentru fiecare regim TVA și adaugă automat mențiunile corespunzătoare. Addlify Finance include aceste șabloane predefinite.
5. Cod CPV sau NC8 invalid
Pentru facturile B2G (către instituții publice), codul CPV este obligatoriu pentru achiziții publice, lucrări publice și concesiuni. Pentru produse cu risc fiscal ridicat sau pentru livrări intracomunitare, se cere și codul NC8.
Soluție: Folosește nomenclatorul oficial CPV (Regulamentul CE 213/2008) și actualizează lista NC8 la 1 ianuarie a fiecărui an.
6. Tip document greșit (BT-3): 380 vs 381 vs 384 vs 751
Codul tipului de factură în câmpul BT-3 este esențial:
- 380 — factură comercială
- 381 — notă de credit (storno)
- 384 — factură rectificativă
- 751 — factură în scopuri contabile (de exemplu pentru bonurile fiscale simplificate)
Soluție: Configurează în softul de facturare reguli automate de codificare în funcție de operațiune.
7. Format dată invalid sau perioadă fiscală inconsistentă
Datele trebuie să respecte standardul ISO 8601 (AAAA-LL-ZZ). Erorile apar când factura conține o dată viitoare sau când data emiterii (BT-2) nu se încadrează în perioada fiscală a declarantului.
Soluție: Validatorul URL ANAF (static.anaf.ro) verifică arhiva oficială. Descarcă fișierul principal din contul SPV ANAF și repornește-l.
Recomandări generale
- Validează întotdeauna înainte să semnezi — secvența corectă este: validare → confirmare „fără erori" → semnare → depunere
- Folosește Addlify Finance pentru generarea și validarea automată a XML-ului e-Factura direct din Excel
- Arhivează recipisele (fișierele
.err.xml) pentru audit intern - Înainte de termen: dacă firma ta nu a retrimis nicio factură în ultimele 5 zile lucrătoare, verifică statusul SPV
Generează e-Factura validă din Excel în 5 minute
Addlify Finance validează CIF-ul prin ANAF + VIES, verifică cotele TVA, adaugă automat mențiunile obligatorii și generează XML-ul UBL 2.1 gata de transmis.